Diese Unterlagen benötigst du für deine Nebenkostenabrechnung als Vermieter

Erstellt von Timo Heidemann | 28.07.2024

Als Vermieter ist es essenziell, die Nebenkostenabrechnung korrekt zu erstellen. Hier findest du eine umfassende Checkliste der wichtigsten Unterlagen und Tipps, um Fehler zu vermeiden und den Überblick zu behalten.

Hier sind die 7 wichtigsten Unterlagen und Belege für deine Nebenkostenabrechnung.

Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.

Die wichtigsten Fragen im Überblick:

Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung benötigst du Informationen und Daten aus einigen Dokumenten und Belegen. Das sind die wichtigsten:

Mietverträge aller beteiligten Mieter
Letzte Betriebskostenabrechnung
Angaben zu Personenzahlen und Quadratmetern
Änderungen der Personenanzahl im Zeitraum
Genaue Ein- und Auszugsdaten
Monatliche Vorauszahlungen der Mieter
Rechnungen für Betriebskosten (z.B. Grundsteuer, Müllabfuhr, Stadtwerke)

Das sind die gängigsten Kosten, an die du in deiner Nebenkostenabrechnung denken solltest:

Grundsteuer
Straßenreinigung
Müllabfuhr
Stadtwerke (Strom, Gas, Wasser)
Gebäude-, Haftpflicht- und ggf. Glasversicherung
Schornsteinfeger
Treppenhausreinigung
Hausmeister
Gartenpflege
Ungezieferbekämpfung
Kabelfernsehen

Ja. Der Mieter hat das Recht, Einsicht in alle Unterlagen anzufordern, die zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung verwendet wurden. Du bist jedoch nicht verpflichtet die Original-Belege zu versenden. Diese können a) am Standort des Vermieters eingesehen werden oder b) als Kopie an den Mieter ausgehändigt werden.

1. Mietverträge aller an der Abrechnung beteiligten Mieter

Die Mietverträge sind die Grundlage für jede Nebenkostenabrechnung. Sie dokumentieren die vertraglichen Vereinbarungen zu den Nebenkosten und geben an, welche Kostenarten auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Außerdem enthalten sie Informationen zur Wohnfläche und zur Personenzahl, die für die Verteilung der Kosten relevant sind. Stelle sicher, dass du alle Mietverträge der an der Abrechnung beteiligten Mieter sorgfältig prüfst und bereit hältst.

2. Die letzte Betriebskostenabrechnung

Die letzte Betriebskostenabrechnung dient als wichtige Referenz für die aktuelle Abrechnung. Sie hilft dabei, die Kostenentwicklung nachzuvollziehen und mögliche Abweichungen zu erkennen. Wenn du ein neu erworbenes Objekt verwaltest, benötigst du die letzte Abrechnung des vorherigen Eigentümers, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten und um etwaige historische Kosten zu berücksichtigen.

3. Angaben zu Personenzahlen und Quadratmetern

Die Informationen zu Personenzahlen und Quadratmetern sind entscheidend für die korrekte Verteilung der Nebenkosten. Die Wohnfläche beeinflusst die Berechnung von flächenabhängigen Kosten, während die Anzahl der Bewohner für die Verteilung von verbrauchsabhängigen Kosten wie Wasser und Heizung wichtig ist. Achte darauf, dass diese Angaben aktuell und präzise sind.

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4. Änderungen der Personenzahlen

Änderungen in der Anzahl der Bewohner, wie Zuzüge, Geburten oder Todesfälle, haben direkten Einfluss auf die Nebenkostenabrechnung. Diese Änderungen müssen dokumentiert und bei der Berechnung der Kosten berücksichtigt werden. Eine genaue Erfassung dieser Ereignisse hilft, die Kosten fair und gerecht zu verteilen.

5. Ein- und Auszugsdatum & Leerstandszeiten

Ein- und Auszugsdatum sowie Leerstandszeiten sind wichtig, um die korrekte Kostenverteilung zu gewährleisten. Wenn ein Mieter einzieht oder auszieht, beeinflusst dies den Anteil der Kosten, den er oder sie trägt. Ebenso müssen Leerstandszeiten berücksichtigt werden, da während dieser Zeiten keine Kosten durch die abwesenden Mieter verursacht werden.

6. Monatliche Vorauszahlungen der einzelnen Mieter

Die monatlichen Vorauszahlungen der Mieter müssen den tatsächlichen Betriebskosten gegenübergestellt werden. Diese Vorauszahlungen dienen als Basis für die Abrechnung und helfen, eventuelle Nachzahlungen oder Rückerstattungen zu berechnen. Überprüfe die Vorauszahlungen auf Richtigkeit und stelle sicher, dass sie den vertraglichen Vereinbarungen entsprechen.

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7. Wichtige Kostenbelege

Für die exakte Erstellung der Nebenkostenabrechnung sind die Rechnungen und Belege der verschiedenen Betriebskosten unerlässlich. Hier eine Übersicht der wichtigsten Kostenbelege:

Grundsteuer: Die jährliche Steuer für das Grundstück, die entsprechend auf die Mieter umgelegt wird.
Straßenreinigung: Kosten für die Reinigung der Straßen, die anteilig auf die Mieter verteilt werden.
Müllabfuhr: Gebühren für die Müllentsorgung, die ebenfalls auf die Mieter umgelegt werden.
Stadtwerke: Rechnungen für Wasser, Strom und Gas, die den Verbrauch der Mieter widerspiegeln.
Gebäude-, Haftpflicht- und ggf. Glasversicherung: Kosten für Versicherungen, die für das Gebäude und dessen Versicherungsschutz anfallen.
Schornsteinfeger: Gebühren für regelmäßige Schornsteinfegerarbeiten, die zur Sicherheitsüberprüfung notwendig sind.
Treppenhausreinigung: Kosten für die Reinigung der Gemeinschaftsflächen wie Treppenhäuser.
Hausmeister: Vergütung für den Hausmeister, der für die Instandhaltung und Pflege der Immobilie zuständig ist.
Gartenpflege: Kosten für die Pflege der Gartenanlagen, falls vorhanden.
Ungezieferbekämpfung: Aufwendungen für Maßnahmen zur Bekämpfung von Ungeziefer, die zur Erhaltung der Wohnqualität notwendig sind.
Kabelfernsehen: Gebühren für Kabelfernsehen, falls dies Teil der Nebenkosten ist.

Was sind umlagefähige Nebenkosten?

Als Vermieter sind umlagefähige Nebenkosten ein zentrales Thema, das sowohl Dich als auch Deine Mieter betrifft. Doch welche Kosten können tatsächlich auf die Mieter umgelegt werden und wie funktioniert das?

Mehr erfahren: Umlagefähige Kosten