Nebenkostenabrechnung erstellen: Das musst Du beachten

Erstellt von Timo Heidemann | 31.07.2024
Als privater Vermieter stehst du oft vor der Herausforderung, eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Kleine Fehler können schnell zu unangenehmen Diskussionen mit deinen Mietern führen. Wir zeigen dir, wie du deine Abrechnungen korrekt und unkompliziert erstellen kannst, um Missverständnisse und Rückfragen zu vermeiden. Außerdem erfährst du, welche häufigen Fehler du vermeiden solltest, damit der Abrechnungsprozess für dich und deine Mieter reibungslos verläuft.
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Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.

Die wichtigsten Fragen im Überblick:

Wenn im Mietvertrag vereinbart wird, dass der Mieter Vorauszahlungen auf die Nebenkosten leistet, bist du als Vermieter verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen (§ 556 Absatz 3 BGB).

Für deine Nebenkostenabrechnung benötigst du einige Daten und ein paar Dokumente, die du am besten schon bereit liegen hast. Wir haben dir hier eine kurze Checkliste zusammengestellt:

  • Mietverträge aller beteiligten Mieter
  • Letzte Betriebskostenabrechnung
  • Angaben zu Personenzahlen und Quadratmetern
  • Änderungen der Personenanzahl im Zeitraum
  • Genaue Ein- und Auszugsdaten
  • Monatliche Vorauszahlungen der Mieter
  • Rechnungen für Betriebskosten (z.B. Grundsteuer, Müllabfuhr, Stadtwerke)

Ja, du kannst deine Abrechnung vollständig erstellen und erhältst am Ende eine Vorschau der Abrechnung mit Wasserzeichen. So kannst du alles noch einmal prüfen, bevor du die finale Abrechnung ohne Wasserzeichen für 29,90€ (jede weitere 9,90€) herunterlädst.

Inhalt

Wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden „Nebenkosten“ und „Betriebskosten“ oft synonym verwendet, obwohl Betriebskosten genau genommen die Summe der einzelnen Nebenkosten darstellen, die dem Eigentümer eines Mietobjekts durch dessen Nutzung entstehen.

Für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung sind die Regelungen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) entscheidend.

Laut § 556 BGB müssen Mieter nur dann Betriebskosten zahlen, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde. Diese Zahlungen können als Vorauszahlung oder Pauschale erfolgen.

Wichtige gesetzliche Grundlagen

  • §556 BGB: Regelt die Umlage der Betriebskosten. §556 BGB
  • Betriebskostenverordnung (BetrKV): Definiert umlagefähige Kostenarten. BetrKV

Beachte: Die Vereinbarung im Mietvertrag ist entscheidend

Als Vermieter und Mieter könnt ihr im Mietvertrag frei vereinbaren, ob der Mieter alle anfallenden Betriebskosten zusätzlich zur sogenannten „Kaltmiete“ („Nettokaltmiete“) zahlen soll (§ 556 Absatz 1 Satz 1 BGB). Wird die Mietzahlung als „Bruttomiete“, „Inklusivmiete“ oder „Warmmiete“ festgesetzt, sind die Betriebskosten normalerweise schon in der Miete enthalten. Weniger verbreitet ist die „Bruttokaltmiete“, die die Grundmiete sowie alle Nebenkosten ohne Heiz- und Warmwasserkosten umfasst.

Zusätzliche Details zur Betriebskostenabrechnung sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt, die festlegt, welche Betriebskosten ein Vermieter abrechnen darf.

Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) legt außerdem die Regeln für die Kostenverteilung bei zentralen Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen sowie bei gewerblichen Wärme- oder Warmwasserlieferungen fest.

Kurz und Knapp:

Wenn im Mietvertrag vereinbart wird, dass der Mieter Vorauszahlungen auf die Nebenkosten leistet, bist du als Vermieter verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen (§ 556 Absatz 3 BGB).

Welche Fristen müssen berücksichtigt werden?

Bei der Abrechnung gibt es verschiedene wichtige Fristen, die du für ein korrektes Dokument beachten musst.

Abrechnungsperiode

Die maximale Abrechnungsperiode beträgt zwölf Monate (§ 556 Absatz 3 Satz 1 BGB). Meistens wird das Kalenderjahr von Januar bis Dezember als Abrechnungsperiode gewählt, aber auch abweichende Perioden sind möglich.

Abrechnungsfrist

Die Abrechnung muss dem Mieter bis spätestens zum Ende des Folgejahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein (§ 556 Absatz 3 Satz 2 BGB).

Widerspruchsfrist

Der Mieter kann innerhalb eines Jahres nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen, um seinen Einwand rechtlich geltend zu machen (§ 556 Absatz 3 Sätze 5 und 6 BGB).

Zahlungsfrist

Die Frist für Nachzahlungen oder die Auszahlung von Guthaben richtet sich nach den Vereinbarungen im Mietvertrag. Falls der Mietvertrag keine Regelung enthält, hat der Mieter 30 Tage nach Erhalt der Abrechnung Zeit, den Forderungen nachzukommen (§ 286 Absatz 3 BGB). Der Vermieter muss auf diese gesetzliche Bestimmung in der Abrechnung hinweisen.

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Kostenarten: Welche Nebenkosten dürfen abgerechnet werden und welche nicht?

Eine kleine Anekdote: Der Gesetzgeber ging ursprünglich davon aus, dass Nebenkosten in der Bruttomiete enthalten sind und nicht separat abgerechnet werden. Ohne eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag gelten sie durch die Zahlung der Bruttomiete bereits als abgegolten. In der heutigen Mietpraxis werden die Nebenkosten jedoch meistens separat abgerechnet.

Umlagefähige Nebenkosten

Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) legt fest, welche tatsächlich entstandenen Aufwendungen du als Vermieter auf den Mieter als Betriebskosten umlegen darfst (§ 2 BetrKV). Zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen:

  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung
  • Kosten für die Entwässerung von Haus und Grundstück
  • Kosten für zentrale Heizungsanlagen
  • Betriebskosten zentraler Warmwasserversorgungsanlagen
  • Kosten für die Reinigung und Wartung von Heizungen
  • Kosten für Personen- und Lastenaufzüge
  • regelmäßige Kosten für Müllbeseitigung und Straßenreinigung
  • Kosten für Gebäudereinigung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtungskosten
  • Kosten für die Schornsteinreinigung
  • Kosten für bestimmte Versicherungen
  • Hausmeister-Kosten
  • Kosten einer gemeinschaftlichen Antennenanlage
  • Kosten eines gemeinschaftlichen Waschraums

Kurz und Knapp:

Im Mietvertrag muss ausdrücklich festgelegt werden, dass der Mieter bestimmte Nebenkosten übernehmen muss. Es ist nicht erforderlich, diese Kosten im Mietvertrag einzeln aufzuführen. Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es ratsam, auf die Betriebskostenverordnung zu verweisen.

Kosten, die nicht umlagefähig sind

Nicht alle Ausgaben können auf die Mieter umgelegt werden. Zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten zählen:
  • Verwaltungskosten
  • Reparaturkosten
  • Instandhaltungskosten
  • Steuerberaterkosten
  • Rechtsschutz- und Mietausfallversicherungen
Wenn du als Vermieter mit übermäßiger Abnutzung oder Defekten konfrontiert wirst, bist du verpflichtet, die Wohnung instand zu setzen (§ 535 Absatz 1 BGB). Das bedeutet, dass du die Kosten für den Austausch abgenutzten Böden oder die Reparatur der Heizung selbst tragen musst, da diese nicht umlagefähig sind.

Umlagevereinbarung im Mietvertrag

Für die Umlage der Nebenkosten ist eine Vereinbarung im Mietvertrag notwendig. Hier sollte genau aufgeführt sein, welche Kosten auf die Mieter umgelegt werden.
Beispielklausel
„Der Mieter trägt die umlagefähigen Betriebskosten gemäß § 556 BGB und der BetrKV in der jeweils gültigen Fassung.“
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Fazit:

Wenn du eine Nebenkosten-Vorauszahlung vereinbarst, wird es Pflicht, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Dabei gibt es viele formelle und inhaltliche Vorgaben zu beachten. Der Abrechnungszeitraum darf 12 Monate nicht überschreiten, und das Dokument muss innerhalb eines Jahres nach Ende des Zeitraums beim Mieter eingehen. Außerdem muss die Abrechnung für Laien nachvollziehbar sein.

Wichtige Angaben wie Namen und Adressen, die Auflistung der Kostenarten und die Verteilerschlüssel sind ebenfalls notwendig. Die rechtlichen Anforderungen bei der Erstellung der Abrechnung können daher kompliziert sein.

Mit spezieller Software wie immo.page kannst du als Vermieter viel Zeit bei der Nebenkostenabrechnung sparen. Die Software führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess und hilft dabei, Fehler zu minimieren.

Rechtliche Anforderungen und Tipps um Fehler zu vermeiden

Damit deine Betriebskostenabrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, muss sie so gestaltet sein, dass auch juristische Laien sie problemlos prüfen können. Das bedeutet, dass sowohl die rechnerische Überprüfbarkeit als auch die logische Nachvollziehbarkeit gewährleistet sein müssen.
Mehr erfahren: Rechtliche Anforderungen und Tipps um Fehler zu vermeiden

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