Nebenkostenabrechnung erstellen: Rechtliche Anforderungen und Tipps um Fehler zu vermeiden

Erstellt von Timo Heidemann | 31.07.2024

Damit deine Betriebskostenabrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, muss sie so gestaltet sein, dass auch juristische Laien sie problemlos prüfen können. Das bedeutet, dass sowohl die rechnerische Überprüfbarkeit als auch die logische Nachvollziehbarkeit gewährleistet sein müssen.

Disclaimer: Alle Informationen auf den Seiten dieser Website dienen der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar, können und sollen diese auch nicht ersetzen.

Die wichtigsten Fragen im Überblick:

Wenn im Mietvertrag vereinbart wird, dass der Mieter Vorauszahlungen auf die Nebenkosten leistet, bist du als Vermieter verpflichtet, jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen (§ 556 Absatz 3 BGB).

Für deine Nebenkostenabrechnung benötigst du einige Daten und ein paar Dokumente, die du am besten schon bereit liegen hast. Wir haben dir hier eine kurze Checkliste zusammengestellt:

Mietverträge aller beteiligten Mieter
Letzte Betriebskostenabrechnung
Angaben zu Personenzahlen und Quadratmetern
Änderungen der Personenanzahl im Zeitraum
Genaue Ein- und Auszugsdaten
Monatliche Vorauszahlungen der Mieter
Rechnungen für Betriebskosten (z.B. Grundsteuer, Müllabfuhr, Stadtwerke)

Ja, du kannst deine Abrechnung vollständig erstellen und erhältst am Ende eine Vorschau der Abrechnung mit Wasserzeichen. So kannst du alles noch einmal prüfen, bevor du die finale Abrechnung ohne Wasserzeichen für 29,90€ (jede weitere 9,90€) herunterlädst.

Inhalt

Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung
Fehler vermeiden
Besondere Situationen
Rechte des Mieters
Fazit

Welche Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung gibt es?

Damit du als Vermieter Nachforderungen geltend machen kannst, wenn die tatsächlichen Betriebskosten die gezahlten Abschläge überschreiten, musst du einige formelle und inhaltliche Anforderungen berücksichtigen. Nebenkostenabrechnungen müssen übersichtlich sein und bestimmte Mindestangaben enthalten.

Formelle Anforderungen

Damit auch juristische Laien die Abrechnung prüfen können, müssen folgende Punkte beachtet werden:

Aufstellung der Betriebskosten getrennt nach Kostenarten
Benennung der Gesamtkosten des Hauses oder der Wirtschaftseinheit
Benennung des Verteilerschlüssels zur Berechnung der Einzelkosten

Wichtig ist die Angabe der Vorauszahlungen, um den Nachzahlungsbetrag oder das Guthaben korrekt zu ermitteln. Erläutere die genutzten Umlageschlüssel für bessere Verständlichkeit. Belege über die Kosten sind nicht zwingend beizufügen, jedoch haben Mieter ein Einsichtsrecht (§ 259 BGB). Formelle Fehler können die Wirksamkeit der Abrechnung beeinträchtigen.

Inhaltliche Anforderungen

Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

Name des Abrechnenden (in der Regel der Vermieter)
Name und Anschrift des Mieters
Exakte Benennung des Abrechnungszeitraums (maximal ein Jahr) und des Nutzungszeitraums
Bezeichnung der Mietimmobilie (Adresse, Etage, Lage)
Aufführung der einzelnen Kostenarten gemäß den mietvertraglichen Regelungen oder dem Kostenkatalog (§ 2 Ziffer 1-16 BetrKV)
Angabe der „sonstigen Betriebskosten“ (§ 2 Ziffer 17 BetrKV)
Gesamtkosten für jede Kostenart und gegebenenfalls Aufteilung auf einzelne Mietwohnungen und Gewerbeeinheiten
Erläuterung des Umlageschlüssels (z.B. nach Wohneinheiten, Wohnfläche oder Personenzahl)
Berechnung des auf den Mieter entfallenden Nebenkostenanteils (gegliedert nach den Betriebskostenarten)
Bereits geleistete Vorauszahlungen
Ermittlung des Saldos unter Abzug von Vorauszahlungen: Guthaben oder Nachforderung

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist komplex und muss rechtliche Vorgaben erfüllen. Mit immo.page kannst du deine Abrechnung einfach und rechtssicher erstellen.

Mit immo.page erstellst du deine Nebenkostenabrechnung Schritt für Schritt

Erstelle deine Nebenkostenabrechnung bequem über dein Smartphone in unter zehn Minuten mit geführten Schritten, Erklärungen & Tipps und automatischen Berechnungen. Flexible Preisoptionen, Vorschau vor Kauf und fehlerfreie Abrechnungen.

Jetzt kostenlos starten

Fehler vermeiden

Die Betriebskostenabrechnung stellt eine Herausforderung dar und führt häufig zu Fehlern. Vermeide typische Fehler wie:

Fehlende Nebenkosten-Vereinbarung
Zu späte Zustellung der Abrechnung
Einbezug von Leerstand
Abrechnung nicht umlagefähiger Kosten
Übersehen einer umlagefähigen Kostenposition
Fehlende Pflichtangaben
Abrechnungsperiode über 12 Monate
Keine Trennung von Gewerbebetrieben und Privatwohnungen

Besondere Situationen

Natürlich gibt es einige Sonderfälle, welche die Erstellung der Nebenkostenabrechnung deutlich erschweren. Zu beachten dabei sind ggf. zusätzliche Regelungen.

Unterjähriger Mieterwechsel

Bei einem Mieterwechsel innerhalb einer Abrechnungsperiode muss eine zeitanteilige Nebenkostenabrechnung erstellt werden. Die Abrechnung erfolgt für den gesamten 12-monatigen Zeitraum, wobei der Nutzungszeitraum der Mieter unterschiedlich ist.

Mieter mit unterschiedlichen Betriebskosten

Bei Mietern mit unterschiedlich hohen Betriebskosten kann eine gesonderte Aufteilung und Abrechnung sinnvoll sein. Ein Vorwegabzug für Gewerbe kann erforderlich sein, um Nachteile für private Mieter zu vermeiden.

Leerstand

Kosten für leerstehende Räumlichkeiten dürfen nicht auf vermietete Wohnungen umgelegt werden. Ein Wechsel des Verteilerschlüssels ist nicht zulässig. Leerstandskosten können jedoch steuerlich geltend gemacht werden.

Du interessierst dich für eine Musterabrechnung oder eine Vorlage?

Erhalte von uns eine PDF-Vorlage als Musterabrechnung für deine Nebenkostenabrechnung per E-Mail. Natürlich völlig kostenlos. Die Vorlage kannst du verwenden, um dir einen Überblick darüber zu machen, wie eine Nebenkostenabrechnung idealerweise gestaltet sein sollte und welche Pflichtangaben nötig sind.

Rechte des Mieters

Mieter haben das Recht, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen, Einsicht in die Belege zu verlangen, Guthaben innerhalb von 30 Tagen zu erhalten, und den Vermieter zur Erstellung einer Abrechnung aufzufordern. Bei formellen Fehlern kann der Mieter die Zahlungen zurückbehalten.

Fazit:

Vermeide Unstimmigkeiten durch sorgfältige Erstellung der Abrechnungen, transparente Kommunikation, ernsthafte Prüfung der Anliegen der Mieter und frühzeitige fachliche Beratung.

Mit immo.page kannst du deine jährliche Nebenkostenabrechnung einfach erstellen. Die Software führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess und erstellt eine versandfertige Abrechnung, die den aktuellen rechtlichen Vorgaben entspricht.

Jetzt Nebenkostenabrechnung erstellen mit immo.page!

Unterlagen für deine Nebenkostenabrechnung

Als Vermieter ist es essenziell, die Nebenkostenabrechnung korrekt zu erstellen. Hier findest du eine umfassende Checkliste der wichtigsten Unterlagen und Tipps, um Fehler zu vermeiden und den Überblick zu behalten.

Mehr erfahren: Unterlagen für deine Nebenkostenabrechnung